الاجراء الرابع : إجراءات تسجيل ومتابعة الحوادث والوقائع

1- الهـــــدف :

الهدف من هذا الإجراء هو بيان طريقة توثيق الحوادث والوقائع وكتابة التقارير المتعلقة بها بما في ذلك حالات الإهمال التي تسبب الخطورة وأسلوب التحقق منها

2- مجال التطبيق :

مجال تطبيق هذا الإجراء هو كافة مواقع عمل المؤسسة/ الشركة ويتضمن كافة أنشطة وخدمات المؤسسة الداخلية والخارجية

3- التعاريف :

حادث العمل: حدث غير متوقع يؤدي إلى الموت ، المرض،الإصابة، الخسائر المادية أو البشرية.
الواقعــة: حدث يسبب وقوع حادث أو يؤدي إلى احتمالية وقوع حادث
الحادث البليغ : هوا لحادث الذي يؤدي إلى وفاه أو أكثر أو يؤدي إلى وقوع أكثر من إصابة سواء بالعاملين أو المنقولين أو بمستخدمي الطريق .

4- المسئوليات :

تكون مسئولية جميع الأطراف المعنية اتجاه حوادث العمل و الحوادث المرورية وفقا لما يلي :

1. مسئولية الموظف الذي يتعرض لحادث الإبلاغ عن الحادث

2. مسئول الوحدة التنظيمية ( رئيس القسم المعني ) مسئول عن تنسيق جهود الموظفين المختصين للتعامل مع الحادث وفقا للنظام

3. ضابط او مشرف السلامة والبيئة بالتعاون مع الموظف المختص مسئول عن تأمين سلامة المتواجدين في موقع الحادث أو الواقعة وتوثيق البيانات المتوفرة

4. مدير/ مسئول الوحدة التنظيمية مسئول عن إبلاغ المسئولين /الإدارة العامة ومتابعة تداعيات الحادث في الموقع وإجراء التحقيقات اللازمة في الحادث .

5. مهندس/مراقب السلامة والبيئة مسئول عن متابعة تطورات الحادث ونتائج جهود الوحدة التنظيمية والتحقيقات ودراسة وتحليل الحادث وتقديم التوصيات المناسبة بشأنه

6. ضابط او مشرف السلامة والبيئة مسئول عن متابعة جهود مراقب السلامة واعتماد التقارير النهائية عن الحوادث والتوصيات المتعلقة بها .

7. مسئولي الوحدة التنظيمية مسئولين عن توثيق أي حالات أو ملاحظات خطرة في مواقع عملهم واتخاذ الإجراءات اللازمة بشأنها وذلك باستخدام النماذج المعتمدة لذلك .

8. لجنة التحقيق في الحوادث في المؤسسة/ الشركة أو الوحدة التنظيمية مسئولة عن البحث والتقصي عن كافة ملابسات الحوادث ونتائجها ورفع التوصيات المناسبة بشأنها الى المدير المختص مع توثيق كل حالة على حدة وحفظ محاضر ومستندات التحقيق في سجلات منفصلة وفقا للنظام

مدير الوحدة التنظيمية مسئول عن التأكد من تنفيذ قرارات الإدارة العامة المتعلقة بالحوادث بما في ذلك الجزاءات المالية والإدارية المتعلقة بالموظف / الموظفين المتورطين في الحادث/الواقعة والتأكد من أن عملية توثيق الجزاءات تتم وفقا للنظام .

5- الإجراءات :
5-1 إجراءات الإبلاغ عن حوادث العمل

يتم الإبلاغ عن كافة حوادث وإصابات العمل التي تحدث في مواقع المؤسسة/ الشركة باستخدام النموذج المخصص لهذا الغرض وذلك على النحو التالي :

‌أ. يتم تعبئة النموذج من الشخص المصاب أو مراقب الصيانة في حال تعذر تعبئته من المصاب بسبب الإصابة

‌ب. يلتزم الفرع بتعبئة النموذج وإرساله إلى مراقب السلامة والبيئة خلال( 48) ساعة من تاريخ وقوع الحادث أو الإصابة

‌ج. يتم الالتزام بتعبئة كافة البيانات المحددة في النموذج ويوقع المشرف على العمل على النموذج
‌د. يتم فتح ملف منفصل تحفظ فيه نسخ عن كافة البلاغات والمستندات الأخرى المتعلقة في كل حادث

‌ه. جميع حوادث العمل سواء نتج عنها إصابات وأضرار بشرية أو مادية أو لم ينتج عنها خاضعة للتوثيق وفق الإجراءات المحددة أعلاه
‌و. إجراءات مطالبات إصابة العمل المعمول بها في المؤسسة/ الشركة وفق نظام الموارد البشرية ليست بديلا عن هذه الإجراءات ولا تتعارض معها وتحفظ نسخة من هذه المطالبات مع مستندات الحادث لدى الفرع
‌ز.حوادث العمل البليغة والمتوسطة الشدة سواء نتج عنها إصابات وأضرار بشرية أو مادية أو لم ينتج عنها خاضعة للتحقيق والتقصي من لجنة التحقيق في الفرع وتوثيق كافة إجراءات ومستندات التحقيق.
‌ح. تعتبر حوادث التلوث البيئي من تسرب للزيوت أو الأبخرة والغازات وتلوث المياه وبيئة العمل هي حوادث عمل وتنطبق عليها الإجراءات السابقة في الإبلاغ والتوثيق والبحث والتقصي (التحقيقات )

6- الســـــــجلات :
يتم ذكر اسم ورقم النماذج المستخدمة في الابلاغ عن الحوادث والاصابات ..الخ )


8- المرفـقـــــــــات:

مثال عن المرفقات الممكنة في مؤسسات النقل :

§ إجراءات الإبلاغ عن وتوثيق الحوادث المرورية وفق أنواعها وشدة الأضرار الناجمة عنها
§ نظام التحقيق في الحوادث والمخالفات
§ اللائحة الانضباطية

9- المراجــــــــــع :

1- 4/3/1ohsas 18001: 1999 clause
ems iso 14001:2004 clause 1/3/4 - 2